Support-Verantwortliche
Interne Zusammenfassungen für eine ausgewählte Queue testen. Ein kleines Team prüft die Ergebnisse vor der weiteren Nutzung.
Festhalten: Anwendungsfall, zuständige Personen und erlaubter Nutzerkreis
KI und Datenschutz
KI im Support einführen:
ein Beispiel in fünf Schritten.
Mit einem passenden Online-Dienst, ausgewählten Wissensquellen und einer abgestimmten Einrichtung lässt sich der Einstieg überschaubar gestalten. Der Leitfaden zeigt anhand eines Beispiels, welche Entscheidungen und Prüfungen vor dem Einsatz anstehen.
Unterstützung anfragen →Beispiel: interne Zusammenfassungen und freigegebene Serviceanleitungen für ein Support-Team.
- 01
Mit einem klaren Anwendungsfall beginnen
Wählen Sie zum Beispiel interne Erstvorschläge oder Ticketzusammenfassungen für ein kleines Support-Team. Legen Sie fest, welche Anfragen dazugehören und wer die Ergebnisse fachlich prüft.
Damit stehen der Testumfang und die verantwortlichen Personen fest.
- 02
Unternehmenszugang und Wissensquellen vorbereiten
Für eigenes Wissen empfehlen wir den Einstieg über Chat Data; Chatbase ist eine Alternative. Richten Sie einen Unternehmenszugang ein und stellen Sie zunächst ausgewählte, freigegebene Handbücher oder FAQ bereit. Für direkte KI-Aufgaben ist auch OpenAI verfügbar.
Ergebnis: ein eingerichteter Dienst mit ausgewählten und aktuellen Wissensquellen.
- 03
Datenverarbeitung und Verträge prüfen
Binden Sie Ihre Datenschutz- und IT-Verantwortlichen ein. Halten Sie Zweck, zulässige Daten, Rechtsgrundlage und Zuständigkeiten fest. Vereinbaren Sie die erforderliche Auftragsverarbeitung und prüfen Sie Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffe. Werden personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt oder von dort zugänglich, prüfen Sie auch die dafür erforderlichen Grundlagen. Dazu können Standardvertragsklauseln (SCC) und eine Bewertung des Datentransfers gehören.
Ergebnis: dokumentierte Freigaben und die passenden Anbietervereinbarungen.
- 04
Zugänge und Datenumfang gezielt einstellen
Verwenden Sie eigene Unternehmenszugänge mit begrenzten Berechtigungen. Legen Sie fest, welche Ticketinhalte und Anhänge verarbeitet werden dürfen, wie lange Daten gespeichert werden und wie sie gelöscht werden. Stimmen Sie verfügbare Schutzfunktionen des gewählten Tarifs ab. Für einen ersten Test eignen sich fiktive oder freigegebene Beispieldaten.
Ergebnis: ein nachvollziehbarer Datenfluss für den gewählten Anwendungsfall.
- 05
Ergebnisse prüfen und den Einsatz freigeben
Prüfen Sie die Ergebnisse anhand typischer Supportfragen. Erläutern Sie dem Team, wie es Vorschläge bewertet und Quellen aktuell hält. Dokumentieren Sie die Freigabe und die regelmäßige Überprüfung. So erweitern Sie den Einsatz schrittweise, wenn der erste Ablauf passt.
Damit kann Ihr Team die getesteten Funktionen nach den festgelegten Regeln einsetzen.
EIN BEISPIEL AUS DEM SUPPORT
Von der ersten Zusammenfassung zur internen Freigabe.
Ein Support-Team möchte zunächst nur interne Ticketzusammenfassungen nutzen. Es startet mit einer ausgewählten Queue und wenigen freigegebenen Wissensquellen. Bereits vorhandene Prüfungen und Verträge können berücksichtigt werden, soweit sie den geplanten Einsatz tatsächlich abdecken. So muss nicht jeder Schritt neu begonnen werden.
Datenschutz und IT
Vorhandene Anbietervereinbarungen prüfen: Decken sie den gewählten Tarif, die eingesetzten Modelle und den geplanten Datenfluss ab? Fehlende Vereinbarungen ergänzen.
Festhalten: Anbieterprüfung und erforderliche Vertragsunterlagen, gegebenenfalls SCC und Transferbewertung
Technische Einrichtung
Einen passenden Unternehmenszugang einrichten, den zulässigen Datenumfang festlegen und freigegebene Quellen bereitstellen. Speicher- und Löschoptionen des gewählten Dienstes prüfen.
Festhalten: Freigegebene Einstellungen und Beschreibung des Datenflusses
Testteam
Mit fiktiven oder dafür freigegebenen Fällen prüfen, ob die Ergebnisse nützlich sind und sensible Informationen wie vorgesehen behandelt werden.
Festhalten: Kurzes Testprotokoll und Hinweise für Mitarbeiter
Interne Freigabe
Den festgelegten Einsatz für den vorgesehenen Nutzerkreis freigeben. Weitere Funktionen oder Datenquellen bei Bedarf ergänzend prüfen.
Festhalten: Freigabevermerk mit Umfang, Verantwortlichen und Überprüfungstermin
Eine allgemeingültige Frist gibt es dafür nicht. Wenn Zuständigkeiten, Anbieterunterlagen und Testzugänge bereits vorliegen, lassen sich die Schritte jedoch gezielt vorbereiten und ohne unnötige Schleifen abstimmen. Addonflow kann die technische Vorbereitung und den Test auf Anfrage unterstützen.
Checkliste für die interne Abstimmung
Gehen Sie die Punkte gemeinsam mit den zuständigen Personen durch. Sie können die Liste direkt hier abhaken; die Auswahl wird nicht gespeichert oder übermittelt.
Planungshilfe für einen ersten Anwendungsfall. Welche Prüfungen erforderlich sind, stimmen Sie mit den zuständigen Stellen in Ihrem Unternehmen ab.
Beispiel für die Planung, keine pauschale Datenschutzfreigabe. Die zuständigen Stellen bestimmen die für Ihr Unternehmen erforderlichen Prüfungen.
Die häufigsten Fragen zum Einstieg.
Müssen wir alle Anbieter abonnieren?+
Nein. Sie wählen den Dienst für die Funktionen, die Sie einsetzen. Für Unternehmenswissen ist Chat Data unser bevorzugter Einstieg; Chatbase ist eine Alternative. Für reine KI-Aufgaben ist auch die direkte OpenAI-Anbindung möglich. Übersetzungsdienste kommen nur bei Bedarf hinzu.
Werden unsere Dokumente zum Training eines KI-Modells verwendet?+
Eine Wissensbasis aus eigenen Dokumenten ist etwas anderes als das Training eines Basismodells. Entscheidend bleiben die Bedingungen des gewählten Dienstes, die verwendeten Modelle und Ihre Einstellungen. Für OpenAI-API-Daten gilt laut Anbieter standardmäßig: kein Modelltraining ohne ausdrückliche Freigabe. Speicherfristen sind davon getrennt zu betrachten.
Was müssen wir bei Chat Data oder Chatbase prüfen?+
Den gebuchten Tarif, die verwendeten Modelle, die Auftragsverarbeitung, Speicher- und Löschfristen sowie beteiligte Unterauftragnehmer und Zugriffe. Wählen Sie nur die Modelle und Zusatzfunktionen, die zu Ihrer Freigabe passen. Die aktuellen Anbieterunterlagen sind unten verlinkt.
Reichen ein EU-Endpunkt oder ein Vertrag allein?+
Sie benötigen passende Vereinbarungen und eine darauf abgestimmte technische Einrichtung. Wenn eine Verarbeitung in der EU erforderlich ist, klären Sie die geeigneten Anbieteroptionen und internen Freigaben vor der Anbindung. Bei OpenAI sind die Verarbeitung in der EU und besondere Speicheroptionen an Voraussetzungen gebunden.
Welche Unterlagen sollten am Ende vorliegen?+
Eine kurze Beschreibung des Anwendungsfalls und Datenflusses, Anbietervereinbarungen, die dokumentierte Datenschutzprüfung und bei Bedarf eine Folgenabschätzung, die freigegebenen Einstellungen sowie Test- und Schulungsnachweise. Die konkrete Ausgestaltung stimmen Sie mit Ihren zuständigen Fachstellen ab.
Unterstützt Addonflow bei der Einrichtung?+
Ja. Auf Wunsch helfen wir bei der Anbindung des KI-Dienstes, der Einrichtung und den Tests. Sie legen mit Ihren Verantwortlichen fest, welche Daten und Anwendungsfälle freigegeben werden. Den gewünschten Unterstützungsumfang stimmen wir im Angebot ab.
Anbieterunterlagen und offizielle Grundlagen
Dieser Leitfaden beschreibt ein Beispiel für die Einrichtung. Die für Datenschutz und IT zuständigen Stellen passen die Umsetzung an die Daten, Verträge und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens an.
KI-DIENSTE & UNTERNEHMENSWISSEN
KI-Dienste anbinden und
Unternehmenswissen nutzen.
Für den Einstieg empfehlen wir, Zai-LLM mit einem unterstützten Online-Dienst zu verbinden. Sie benötigen dafür keinen eigenen KI-Server. Wählen Sie den Zugang für die Funktionen, die Ihr Team tatsächlich nutzen möchte.
Chat Data
Hinterlegen Sie freigegebene Inhalte aus gelösten Supporttickets, interne Wissensartikel, Handbücher oder Serviceanleitungen als Wissensquellen. Ihr Team kann die Informationen über die eingerichteten Zai-LLM-Funktionen im Support nutzen.
Der Dienst bietet zusätzlich visuelle Workflows. Bei Bedarf stimmen wir passende Abläufe mit Ihnen ab.
Chatbase
Eine weitere Möglichkeit, Unternehmensunterlagen für KI-Antworten bereitzustellen. Sinnvoll auch dann, wenn Ihr Unternehmen bereits mit Chatbase arbeitet.
OpenAI
Für Zusammenfassungen, Antwortentwürfe und weitere KI-Aufgaben nutzen Sie einen eigenen Unternehmenszugang zur OpenAI-Schnittstelle (API). Die Nutzung wird separat bei OpenAI abgerechnet.
Ein ChatGPT-Abonnement und ein API-Zugang sind unterschiedliche Angebote.
Wie können wir eigene Dokumente einbinden?
Starten Sie mit ausgewählten Quellen bei Chat Data oder Chatbase. Dafür müssen Sie in der Regel kein eigenes KI-Modell trainieren. Sie pflegen die Inhalte und prüfen die Antworten anhand typischer Supportfragen.
DOKUMENTÜBERSETZUNG
DeepL & Google Cloud Translation
Diese Dienste sind für die Übersetzungsfunktionen vorgesehen. Ein passender API-Zugang wird nur benötigt, wenn Sie diese Funktionen einsetzen.
ZUSÄTZLICHE KOSTEN
Welche zusätzlichen Kosten entstehen?
Die Modullizenz erhalten Sie von Addonflow. Den gewählten KI- oder Übersetzungsdienst rechnen Sie direkt mit dessen Anbieter ab. Optionale Einrichtung und individuelle Anpassungen werden separat vereinbart.
KI-Unterstützung muss kein großes Budget erfordern. Mit einem passenden Modell und Tarif können die laufenden Kosten gering bleiben. Sie hängen vor allem von der Nutzung, dem Umfang der verarbeiteten Inhalte und dem gewählten Anbieter ab. Auf Wunsch helfen wir Ihnen, den Bedarf vorab einzuschätzen.
Einrichtung und Datenschutz im Überblick →
Sie betreiben bereits ein lokales KI-Modell?+
Lokale KI-Modelle, etwa über Ollama, OpenAI-kompatible Dienste und weitere APIs binden wir auf Anfrage an. Wir prüfen die jeweilige Schnittstelle und entwickeln und testen die passende Anbindung. Bei der Auswahl von Modell und eigener Hardware beraten wir Sie auf Wunsch passend zu Ihren Aufgaben, der geplanten Nutzung und Ihrem Budget. Wenn Sie noch keinen KI-Dienst nutzen, empfehlen wir für den Einstieg einen der oben beschriebenen Online-Anbieter.